Bij het opruimen van bestanden, stuitte ik op een bericht van Jeroen van der Meer (Celerant Consulting). Het is al geschreven in 2007, maar zeker nog actueel.
Bij aanbestedingstrajecten voor consultancy is de prijs helaas vaak de doorslaggevende factor. Op zich is het vanuit het standpunt van de opdrachtgever volstrekt logisch naar de kosten te kijken. Toch leidt deze eenzijdige aanpak niet altijd tot de gewenste resultaten. De opdrachtgever doet zichzelf in bepaalde mate zelfs tekort.
Op het moment dat externe adviseurs worden benaderd, kijken bedrijven teveel naar de uiterlijke kenmerken van een adviesbureau. Omzet, aantal medewerkers en uurtarief vormen een belangrijke leidraad om tot een keuze te komen. Naar de inhoudelijke kant van het voorstel en de beoogde resultaten wordt nauwelijks gekeken. Terwijl de kosten aan het eind van een project alsnog hoog kunnen uitvallen, Zelfs zonder dat/als de beoogde resultaten zijn behaald.
Het adviesbureau moet zelf dan ook een andere rol aannemen in het aanbestedingstraject. Door vooraf concreet aan te geven:
- wat de verwachte resultaten van een project zijn,
- binnen welke termijn deze resultaten worden geboekt en
- met welke zekerheid.
De afgesproken kosten en opbrengsten kunnen dan in de overeenkomst als basis gelden. Zeker ook voor de waardering van dat adviesbureau. Beide partijen hebben een belang bij het behalen van het resultaat en gaan dus meer als partners samenwerken.
Deze aanpak zorgt ervoor dat projecten na afloop op resultaat kunnen worden beoordeeld. Bovendien omdat de invloed meetbaar en aantoonbaar wordt. Conclusies over het succes zijn zo op een objectieve manier te trekken. Daarnaast zorgt de aanpak er voor dat werkelijk iedereen die bij het project is betrokken. En dat de betrokkene belang heeft bij een succesvol project. De gewenste verandering wordt zo tijdens de project-implementatie al ‘eigendom’ van de betrokken medewerkers. Medewerkers die op hun beurt als project-ambassadeurs de kennis doorgeven aan andere lagen in de organisatie.
Er zijn 3 stappen die bedrijven kunnen helpen bij het selecteren van het juiste adviesbureau. Welk adviesbureau is in staat om de gewenste resultaten binnen de afgesproken termijn te realiseren:
Waar ligt de behoefte?
Opdrachtgevers moeten weten welke behoefte er is aan advies en resultaat voordat er met consultants gesproken wordt. Is er een gebrek aan ‘handjes’, creativiteit, of kennis en kunde? Moet er een manier van werken worden nagestreefd die op korte en langere termijn resultaat oplevert? Het loont om voor een aanbesteding deze zaken zelf op een rijtje te krijgen. Aangevuld door een gedetailleerd stappenplan te maken. Zo wordt duidelijk wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de consultants. Naast wat de onderneming zelf kan en zal doen om te verbeteren. Het laatste is vanzelfsprekend ook een voorwaarde voor duurzaamheid van de verandering.
Marktverkenning
De marktverkenning moet bestaan uit een beoordeling op basis van geleverde resultaten. Het adviesbureau moet worden beoordeeld op sterktes en zwaktes, op ervaring in de sector of op basis van geleverde resultaten en referenties. Verder moet er goed gekeken worden naar de chemie tussen beide partijen. Het team dat het beste strategisch advies geeft is niet noodzakelijkerwijs het beste implementatieteam.
Doelstellingen
De laatste stap is om, na een grondige gezamenlijke analyse
- van de status quo versus de ambitie van de onderneming,
- samen met het adviesbureau,
- concrete, meetbare (en haalbare) doelstellingen vast te stellen,
- voor zowel de ‘eigen’ mensen als voor de adviseurs.
Belangrijk hierbij is dat resultaten tussentijds getoetst kunnen worden. Daarmee kan op tijd bij worden gestuurd, indien nodig dat is.
In de Verenigde Staten is het model van delen in successen en risico’s al gemeengoed. (“skin in the game”) Daar worden niet langer meer op basis van vertrouwen grote bedragen uitgegeven aan consultants 1). Consultants die niet ‘mee ondernemen’ door risico te delen in de opdrachten. Het wordt tijd dat organisaties in Nederland zich ook meer bewust worden van de eisen die ze kunnen en mogen stellen. Het komt de relatie tussen opdrachtgever en consultant zeker ten goede.
1 AQM International Consulting hanteert, ondanks de kritiek hierboven, een acceptabel tarief.